دستاویزی

ذاتی الاؤنس کے انتظام کے لیے ذمہ دار ایجنسی کو تمام لین دین کو ریکارڈ کرنے کے لیے ایک لیجر (یا اس کے مساوی) رکھنا چاہیے۔ لیجر کو صحیح طریقے سے تمام ڈپازٹس، نکلوانے، منتقلی، اخراجات اور سود دکھانا چاہیے اور ہر لین دین کی مختصر تفصیل شامل کرنی چاہیے۔ لیجر پر موجود بیلنس ہمیشہ رہائش میں موجود کل نقدی اور نقدی کے مساوی سے مماثل ہونا چاہیے۔ 

بعض اوقات ایک شخص کے لیے ایک سے زیادہ لیجر ہوتا ہے۔ ایجنسی فائدہ اور ذاتی الاؤنس کے لین دین کو ریکارڈ کرنے کے لیے ایک لیجر رکھ سکتی ہے، اور رہائش گاہ ہاتھ میں موجود نقدی کے لین دین کو ریکارڈ کرنے کے لیے دوسرے کو رکھ سکتی ہے۔ فرد کو لین دین کے وقت رہائشی لیجر پر یا کم از کم ماہانہ پی ای پی کے ساتھ منسلک ریکارڈ پر ابتدائی اندراجات کرنے چاہئیں، جب تک کہ پی ای پی اس بات کی نشاندہی نہ کرے کہ شخص یہ نہیں سمجھ سکتا کہ ان ریکارڈوں کو شروع کرنے کا کیا مطلب ہے۔

فرد، ان کے والدین، سرپرست، وکیل، نمائندہ وصول کنندہ اور فائدہ دینے والی ایجنسیوں کو درخواست پر ذاتی الاؤنس اکاؤنٹس بشمول لیجرز کے تمام ریکارڈز کا جائزہ لینے کے قابل ہونا چاہیے۔ لیجر کی کاپیاں نمائندہ وصول کنندہ کو سہ ماہی بھیجی جانی چاہئیں؛ غیر رہائشی فراہم کنندگان سے لیجر کی کاپیاں بھی سہ ماہی رہائش گاہ کو بھیجی جانی چاہئیں۔

اگر ایجنسی متعدد افراد کے لیے رقم کا انتظام کرتی ہے، تو اسے فیملی کیئر ہومز میں افراد کے لیے کم از کم 10% ذاتی اکاؤنٹس اور دیگر اقسام کی رہائش گاہوں میں موجود افراد کے لیے ذاتی اکاؤنٹس کے 25% کا سالانہ آڈٹ کرنا چاہیے جن کے لیے ڈائریکٹر نمائندہ وصول کنندہ ہے۔ یا جن کے لیے وہ پیسے سنبھالتے ہیں۔ آڈٹ کو ذاتی الاؤنس کے ضوابط کی تعمیل کا مظاہرہ کرنا چاہیے۔   

ذاتی الاؤنس سے اخراجات کو دستاویز کرنے کے لیے رسیدیں ضروری ہیں۔ رسیدیں لیجر اندراجات کے مطابق ہونی چاہئیں اور واضح طور پر ظاہر ہونی چاہئیں:

• خریدی گئی چیز یا خدمت
• ادا کی گئی رقم
• فروش
• خریداری کی تاریخ 

جب ایجنسی کا عملہ ذاتی الاؤنس فنڈز خرچ کرتا ہے تو رسیدیں درکار ہوتی ہیں۔ ہر خریداری کی ایک رسید ہونی چاہیے اور لیجر آئٹم کا حوالہ نمبر ہونا چاہیے جو متعلقہ رسیدوں کی طرف لے جائے۔ اگر کسی شخص کی جانب سے کی گئی خریداری کی رسید حاصل نہیں کی جاتی ہے، تو ایجنسیوں کو اس شخص کو خرچ کی گئی رقم کی واپسی کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔

تمام گروپ خریداریوں کے لیے رسیدیں درکار ہیں۔ رسید میں اوپر دیے گئے تمام آئٹمز دکھائے جائیں اور گروپ میں لوگوں کی تعداد درج ہو۔ اس سے ظاہر ہونا چاہیے کہ ہر شخص نے جو رقم خرچ کی ہے وہ اس کی خریداری کے استعمال کے برابر ہے (گروپ کی خریداری کے لیے ہر فرد کی ادائیگی کی رقم بھی ان کے متعلقہ لیجرز میں ظاہر ہونی چاہیے)۔ ہر شخص کے لیجر میں رسید کی ایک کاپی منسلک ہونی چاہیے۔

اگر عملے کا کوئی رکن معمول کی تفریح سے متعلقہ اشیاء کو $15 سے کم خریدنے کے لیے ذاتی الاؤنس کا استعمال کرتا ہے، تو رسید کی ضرورت نہیں ہے، لیکن عملے کو اس چھوٹے اخراجات کے لیے لیجر میں ایک نشانی بنانا چاہیے (مثال کے طور پر، "فلم - فلم کا نام - $10.50") .

ایجنسیوں کو عملے کے فرد کی طرف سے کی گئی تمام خریداریوں کے لیے اپنی صوابدید پر رسیدیں درکار ہو سکتی ہیں۔ ایجنسی کی پالیسیاں ضوابط سے زیادہ پابندی والی ہو سکتی ہیں۔ تعمیل کو یقینی بنانے کے لیے آپ کو اپنی ایجنسی کے تحریری طریقہ کار کا حوالہ دینا چاہیے۔

جب کوئی شخص اپنی رقم کے انتظام کے جائزے کے مطابق رقم خرچ کر رہا ہے تو رسیدیں درکار نہیں ہیں۔ لیجر پر اندراج "خرچ کے لیے $XX.XX" ہونا چاہیے اور فرد کو اندراج شروع کرنا چاہیے۔ اگرچہ اس شخص کی طرف سے کی گئی خریداریوں کے لیے رسیدیں درکار نہیں ہیں، لیکن یہ ایک بہترین عمل ہے کہ اس شخص کو رسیدیں حاصل کرنے کی ترغیب دی جائے اور اسے محفوظ رکھنے کے لیے رہائش گاہ پر دے دیا جائے اگر چیز واپس کرنے کی ضرورت ہو یا اگر خریداری کے ثبوت کی ضرورت ہو کسی اور مقصد کے لیے (جیسے وارنٹی)۔ یہ یاد رکھنا ضروری ہے کہ اس شخص کو اس سے زیادہ رقم نہیں دی جا سکتی جس کا تعین کیا گیا ہے کہ وہ اپنے ایم ایم اے میں آزادانہ طور پر ہینڈل کرنے کے قابل ہے۔ 

جب ایک خوردہ فروش خریداریوں کے لیے کوئی انعام جاری کرتا ہے جسے نقد، تجارتی سامان یا دیگر امور کے لیے چھڑایا جا سکتا ہے، تو یہ انعام اس شخص کی واحد ملکیت ہے جس نے اصل چیز خریدی ہے۔ لین دین کے حصے کے طور پر کوپن یا سرٹیفکیٹ/کارڈ نمبر درج کرکے انعامات کو لیجر پر ریکارڈ کیا جانا چاہیے اور انعام کو رسید کے ساتھ منسلک ہونا چاہیے۔ انعامی کوپن، گفٹ سرٹیفکیٹ/کارڈز اور پوائنٹس صرف وہی شخص استعمال کر سکتا ہے جس نے انہیں حاصل کیا ہو۔ اگر وہ شخص انعام کا استعمال نہیں کرتا ہے، تو انعام کی میعاد ختم ہونے کی اجازت ہونی چاہیے۔ غیر استعمال شدہ انعامات خریداری کی رسیدوں کے ساتھ منسلک رہیں۔

اگر کوئی انعام غائب یا کھو گیا ہے، تو ایجنسی کے عملے کو یہ معلوم کرنے کے لیے اسٹور یا چین کے ٹول فری نمبر سے رابطہ کرنا چاہیے کہ آیا اسے چھڑا لیا گیا ہے۔ اگر انعام استعمال کیا گیا تھا اور اس بات کا کوئی ثبوت نہیں ہے کہ انعام اس شخص کے فائدے کے لیے استعمال کیا گیا تھا (مثال کے طور پر، بعد کی رسیدوں پر دکھایا گیا ہے)، ایجنسی کو اس شخص کو انعام کی قیمت کی واپسی کرنی چاہیے۔ اگر ایجنسی اس بات کی تصدیق نہیں کر سکتی ہے کہ آیا یہ استعمال کیا گیا تھا، ایجنسی کو انعام کی قیمت کے لیے اس شخص کو ادا کرنا چاہیے۔

پرسنل الاؤنس آڈٹ میں اس بات کی تصدیق شامل ہونی چاہیے کہ کوئی بھی انعام مناسب طریقے سے درج کیا گیا تھا اور اس شخص کے فائدے کے لیے استعمال کیا گیا تھا یا اس کی میعاد ختم ہونے کی اجازت دی گئی تھی۔ ایجنسی کا عملہ جو مندرجہ بالا تقاضوں کی پیروی نہیں کرتا ہے وہ OPWDD کی ذمہ داری کی براہ راست خلاف ورزی کر رہے ہیں کہ وہ اپنی نگہداشت میں افراد کی ذاتی املاک کی حفاظت کریں۔

کم از کم ایک سہ ماہی میں، ذاتی الاؤنس اکاؤنٹنگ میں ذاتی الاؤنس کی رقم کا مقام ظاہر ہونا چاہیے۔ اس کی تفصیل ہونی چاہئے:

• شخص کی رہائش گاہ اور دن کے پروگرام میں نقد رقم اور نقد رقم کے مساوی رقم
• شخص کی ملکیت والے اکاؤنٹ میں رقم کی رقم 
• ایجنسی کے بینک اکاؤنٹ میں رقم

اگر سہ ماہی اکاؤنٹنگ ایجنسی کے مجموعی ریکارڈ کا حصہ ہے، تو اکاؤنٹنگ کو ذاتی الاؤنس کی رقم ایجنسی کے کنٹرول کردہ دیگر فنڈز سے الگ دکھانی چاہیے۔

ایجنسیوں کو چار (4) سالوں کے لیے ذاتی الاؤنس پر مشتمل تمام لین دین کے مکمل ریکارڈ کو برقرار رکھنا چاہیے۔