تعارف

OPWDD اور دیگر سرکاری ایجنسیاں آڈٹ کریں گی کہ پروگرام کس طرح ذاتی الاؤنس کو ہینڈل کرتا ہے۔ وہ لیجرز اور معاون دستاویزات کا جائزہ لیں گے، اور ہاتھ میں موجود نقدی کو شمار کریں گے۔

عام آڈٹ کے مسائل

آڈٹ کے دوران کچھ عام مسائل پائے گئے ہیں۔ ان عام مسائل میں شامل ہیں:

  • وصولی کے تین (3) دنوں کے اندر ذاتی الاؤنس کو قابل شمار آمدنی سے الگ نہیں کیا گیا تھا۔
  • فنڈز غائب تھے۔
  • اس شخص کو مکمل ذاتی الاؤنس کی رقم مختص نہیں کی گئی جب ان کی غیر کمائی ہوئی آمدنی کی رقم کم ہوگئی 
  • مختلف قسم کی رہائش گاہوں میں رہنے والے لوگوں کے لیے ذاتی الاؤنس اکاؤنٹس کے مطلوبہ فیصد کا سالانہ جائزہ مکمل نہیں کیا گیا
  • گھر میں نقد رقم قانونی فی شخص کیش کیپ سے تجاوز کر گئی ہے۔
  • ذاتی الاؤنس کے اخراجات نامناسب تھے، مثال کے طور پر، ذاتی الاؤنس مقامی فون سروس، نسخے اور دیگر اخراجات کی ادائیگی کے لیے استعمال کیا جاتا تھا جن کی ادائیگی ایجنسی یا میڈیکیڈ کو کرنی چاہیے تھی۔
  • ایم ایم اے میں اس شخص کی منی ہینڈلنگ کی مہارتوں کا وقتاً فوقتاً دوبارہ جائزہ نہیں لیا گیا۔ 
  • ذاتی الاؤنس فنڈز کو کیسے ہینڈل کرنا ہے اس کے بارے میں اندرونی تحریری طریقہ کار موجود نہیں تھا۔
  • OPWDD کی طرف سے نیم سالانہ لباس الاؤنس کی رسید اور علیحدہ اکاؤنٹنگ کی دستاویزات کا فقدان تھا۔
  • نیم سالانہ لباس الاؤنس کے فنڈز استعمال نہیں ہو رہے تھے۔ 

لیجر کے ساتھ عام مسائل بھی ہیں، جیسے:

  • لیجر پر نقد لین دین اس وقت درج نہیں کیا گیا تھا جب وہ واقع ہوئے تھے۔
  • خریداری کرنے والے شخص کا ریکارڈ نہیں تھا۔
  • لیجرز ناقص طور پر برقرار تھے یا غیر موجود تھے۔
  • لیجر پر ریاضی کی غلطیاں کی گئی تھیں۔
  • خریداریوں میں معاون رسیدیں نہیں تھیں۔
  • عام رسیدوں میں وینڈر، تاریخ، یا خریدی گئی اشیاء کی تفصیل شامل نہیں تھی۔ 
  • وہ افراد جو قابل تھے انہوں نے رقم کے لیے ابتدائی یا دستخط نہیں کیے جو انہیں دیے گئے تھے۔ 

عہد کرنا

وعدہ کرنا اس وقت ہوتا ہے جب کوئی ایجنسی یا عملہ کسی شخص کو ایجنسی کے فنڈز یا اپنی رقم قرض دیتا ہے اور ذاتی الاؤنس فنڈز سے واپسی کی توقع رکھتا ہے۔ ذاتی الاؤنس وصول کنندگان کو رقم دینا، یہاں تک کہ مختصر مدت کے لیے، اور بعد میں ذاتی الاؤنس کے فنڈز سے ادا کرنا، ریاستی قانون کے ذریعہ منع ہے۔ 

اگر درخواست کے وقت رہائش گاہ پر موجود عملے کو نقد رقم تک رسائی نہیں ہے، تو رہائش گاہ چھوٹی نقد رقم یا قرض کے ذاتی فنڈز سے فنڈز نہیں لے سکتی ہے اور بعد میں اس شخص کے ذاتی الاؤنس سے چھوٹی نقد رقم یا عملے کی واپسی کر سکتی ہے۔ پیشگی منصوبہ بندی ایسے حالات کو ختم کر سکتی ہے جس میں عملہ ایجنسی کے فنڈز یا اپنے فنڈز کو قرض دینے کے لیے لالچ میں آ سکتا ہے۔ ایجنسی کو اس بات کو یقینی بنانے کے لیے اپنے طریقہ کار پر نظرثانی کرنی چاہیے کہ لوگوں کو ان کے فنڈز تک رسائی کو یقینی بنانے کے منصوبے ہیں جب وہ عملہ جو سیف کو کھول سکتا ہے ڈیوٹی سے دور ہو۔ 

آج نقد کا استعمال کرتے ہوئے کچھ خریداری کرنا مشکل ہے۔ OPWDD نے اس طریقے سے خریداری کرنے کے لیے کریڈٹ کارڈ کے استعمال سے نمٹنے کے لیے پالیسیاں تیار کی ہیں جو ضرورت پڑنے پر گروی رکھنے سے گریز کرے (جیسے ایئر لائن ٹکٹ)۔ DDSOO یا رضاکار ایجنسی کسی ایسے شخص کے لیے جس کے لیے DDSOO یا رضاکارانہ ایجنسی کا ڈائریکٹر ذاتی الاؤنس فنڈز کا انتظام کرتا ہے، کسی شے کی خریداری کے لیے اپنا کاروباری کریڈٹ کارڈ استعمال کر سکتا ہے۔ فرد کے فنڈز کو خریداری سے پہلے اور خریداری کی پوری رقم کے لیے الگ کر دینا چاہیے۔ اگر خریداری سے پہلے فنڈز کو الگ نہیں کیا جاتا ہے، تو اسے فنڈز کا گروی رکھنا سمجھا جائے گا، اور یہ OPWDD پرسنل الاؤنس کے ضوابط (14 NYCRR 633.15) کی خلاف ورزی ہوگی۔

ایسی خریداریوں کے لیے جن کے لیے کریڈٹ کارڈ کی ضرورت ہوتی ہے، ایجنسی اس بات کو یقینی بنا سکتی ہے کہ وہ لوگوں کو اشیاء تک رسائی کی اجازت دیتے ہیں اور اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ وہ رقم کا وعدہ نہیں کر رہے ہیں:

  • ذاتی الاؤنس اکاؤنٹ کا جائزہ لینا اور اس بات کی تصدیق کرنا کہ خریداری کو پورا کرنے کے لیے کافی بیلنس موجود ہے۔
  • کریڈٹ کارڈ استعمال کرنے سے پہلے پوری قیمت کو الگ کرنا
  • لین دین کے فوراً بعد ذاتی اکاؤنٹ سے کریڈٹ کارڈ کے بل میں پوری قیمت ادا کرنا

ایک ایجنسی اشیاء کی خریداری کے لیے فنڈز فراہم کر سکتی ہے یا جب اس شخص کی آمدنی نہ ہو تو کمیونٹی کے باہر جانے میں حصہ لے سکتی ہے۔ یہ فنڈز کو آگے نہیں بڑھا رہا ہے کیونکہ کوئی توقع نہیں ہے کہ وہ شخص ایجنسی کو ادائیگی کرے گا۔ اگر کوئی ایجنسی کسی شخص کو بغیر آمدنی کے فنڈز فراہم کرتی ہے، اگر وہ شخص بعد میں فوائد کے لیے اہل ہو جاتا ہے تو ذاتی اخراجات کے لیے فنڈز کی واپسی نہیں کی جا سکتی۔ 

ذیلی لیجرز اور رقم تک رسائی

عملے کو ذاتی الاؤنس فنڈز کی چھوٹی مقدار تک رسائی کی اجازت دینے کے لیے طریقہ کار وضع کیا جا سکتا ہے جب وہ عملہ جن کے پاس محفوظ تک رسائی ہے وہ ڈیوٹی سے دور ہوں۔ ایک طریقہ ذیلی لیجر سسٹم کو استعمال کرنا ہے۔ 

سب لیجرز کی سفارش ایک بہترین عمل کے طور پر کی جاتی ہے کیونکہ:

  • محفوظ علاقوں سے باہر کیش کو کم سے کم کیا جائے گا۔
  • یہ فنڈز کے لیے جوابدہی فراہم کرتا ہے۔
  • ضرورت پڑنے پر لوگ اپنے کیش تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔ 

مثال - ذیلی لیجرز

یہ مثال ایک فراہم کنندہ کے ذریعہ استعمال کردہ ذیلی لیجر کے طریقہ کار کی وضاحت کرتی ہے۔

لیجر شیٹس کو محفوظ کیا جاتا ہے اور فنڈز کو ایک سیف میں بند رکھا جاتا ہے۔ فراہم کنندہ ایک لیجر مینیجر کو نامزد کرتا ہے جس کی لیجر تک رسائی اور محفوظ ہو۔ ایک لیجر شریک مینیجر کو بیک اپ کے طور پر نامزد کیا جا سکتا ہے جب نامزد مینیجر ڈیوٹی سے دور ہو۔ ذمہ داری مینیجر سے شریک مینیجر کی طرف منتقل ہونے سے پہلے لیجرز اور نقدی کا مکمل مفاہمت کرنا ضروری ہے۔ 

اگر سیف تک رسائی نہ ہونے کی صورت میں فنڈز کی ضرورت ہو تو، چھوٹی رقوم کسی دوسرے ذمہ دار عملے کے فرد کو پیشگی دی جا سکتی ہیں اور باہر جانے کے مکمل ہونے پر رہائش کے اندر محفوظ کی جا سکتی ہیں۔ عملہ شخص لیجر شیٹ پر دستخط کرتا ہے، اور فنڈز کو ایک ذیلی لیجر لفافے میں رکھا جاتا ہے جس میں فنڈز کا مقصد بیان کیا جاتا ہے۔ عملے کے فرد کو دستاویز کرنا چاہیے کہ تمام رقم کیسے خرچ ہوئی اور رسیدیں فراہم کریں۔ فنڈز اور سب لیجر اس وقت محفوظ ہو جاتے ہیں جب عملہ فرد کے ساتھ باہر نہ ہو یا ان کی طرف سے خریداری نہ کر رہا ہو۔ اگر نقد رقم کا کوئی خاص مقصد ہے تو، ذمہ دار عملے کے شخص کو خریدنا اور رسیدیں واپس کرنا اور سات (7) دنوں کے اندر لیجر مینیجر کو تبدیل کرنا چاہیے۔ اگر ایک ہی شخص کے لیے مزید رقم کی درخواست کی جاتی ہے، تو عملے کے فرد کو اضافی فنڈز دینے سے پہلے سب لیجر میں رجوع کرنا چاہیے۔

جب بھی کوئی عملہ شخص کسی شخص کے فنڈز دوسرے عملے کے شخص کو منتقل کرتا ہے، تو وہاں ایک لیجر اندراج ہونا ضروری ہے۔ 

فراہم کنندہ کے پاس کئی پالیسیاں ہیں جو رقم کی حفاظت میں مدد کرتی ہیں:

  • عملے کو ایک شخص کے اکاؤنٹ سے دوسرے کے اکاؤنٹ میں رقم منتقل کرنے یا قرض دینے کی اجازت نہیں ہے۔ 
  • پرسنل الاؤنس فنڈز سے عملے کو قرض دینا ممنوع ہے۔
  • عملے کو اپنے فنڈز خرچ کرنے کی اجازت نہیں ہے اور بعد میں اس کی ادائیگی کی جائے گی۔
  • آنے والے عملے اور انفرادی فنڈز کی اجازت نہیں ہے۔ ہر شخص کے فنڈز الگ سے رکھے جاتے ہیں۔
  • لیجر مینیجر کسی بھی وقت ذیلی لیجرز کا آڈٹ کر سکتا ہے۔

سزائیں

چونکہ ذاتی الاؤنس کسی شخص کی زندگی کے معیار کو متاثر کرتا ہے، اس لیے غلط استعمال قانون کے ذریعے قابل سزا ہے۔ ذاتی الاؤنس کی بدانتظامی ایک کلاس A کی بدعنوانی ہو سکتی ہے۔ دیوانی اور فوجداری سزاؤں میں شامل ہیں:

  • 2 سال تک قید
  • $10,000 جرمانہ
  • غلط استعمال شدہ رقم سے دوگنا تک کے فیصلے